Передача документов на хранение

Любое делопроизводство сталкивается с тем, что ряд документов приходится сдавать в архив, и тогда становится неизбежной передача документов на хранение. Например, бухгалтерские, судебные, милицейские документы необходимо хранить более 10 лет.

Поскольку и в настоящее время делопроизводство пока ведётся с использованием бумаги, то архивное хранение бумажной массы весьма неудобно. Например, документы имеют весьма большой объём и вес, их неудобно перемещать, практически невозможно систематизировать и уничтожать в соответствующий срок. Кроме того, бумага постепенно крошится, наполняя воздух аллергенной бумажной пылью и т.д.

Как правило, с архивными документами имеет дело не обученный специально человек. Чтобы избежать всех этих неприятностей, можно рекомендовать услуги специального архивного агентства.

Таким образом, можно достичь немалой экономии денежных средств и штатных единиц за счёт высвобождения оплачиваемого офисного пространства, которое занято бумагами и людей, которые заняты манипуляцией с архивом. Кроме того, хранение архивной документации в специальном помещении агентства позволит исключить доступ посторонних людей. Все архивы хранятся в специальных коробках, маркированных штрих-кодом, а при необходимости - опломбированных. Помимо конфиденциальности (постороннему человеку невозможно узнать содержимое коробки), штрих-кодирование позволяет эффективно сортировать и быстро находить нужный ящик с документами.