Отказное письмо

Виды отказных писем

Отказные письма различаются в зависимости от области их применения и выдающей этот документ организации. Кроме этого, можно получать письма как на добровольной основе, так и в обязательном порядке.

Если вам все же необходимо получить сертификат на продукт о его пожарной безопасности, то получить информацию о том как это сделать вы можете в специальной статье этого раздела «Пожарный сертификат».

• Отказное письмо Росстандарта – используется для подтверждения отсутствия необходимости в получении сертификата соответствия продукта действующим на территории России техническим регламентам и стандартам. Проходить процедуру стандартизации и сертифицирования должны практически все продукты, связанные с обеспечением безопасности и здоровья людей. Поэтому достаточно часто для товаров, связанных с этими сферами, требуется получение письма из Росстандарта.
• Отказное письмо на товар (для торговли) – в области торговли применяются письма, подтверждающие, что продукт не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Как правило, такое письмо оформляется по требованию контролирующих торговую деятельность организаций, либо для предъявления покупателям товара, реализующим его через розничные сети. Выдавать отказные письма для торговли вправе любые органы, имеющие соответствующее разрешение. Действие полученного документа распространяется на всю территорию РФ, а срок, как правило, ограничен 1 годом (поэтому повторять процедуру получения письма нужно на ежегодной основе).
• Отказное письмо для таможни – документ, подтверждающий, что ввозимый товар не нужно сертифицировать по стандарту ГОСТ Р. До 2010 года получение такого письма было стандартной процедурой практически для любой партии товара, ввозимого из-за границы. Но с 2010 года этот вид документа был отменен и перестал использоваться. Вместо него стало использоваться так называемое письмо-разъяснение, которое имеет такой же смысл, но получать его необходимо в исключительных случаях во Всероссийском научно-исследовательском институте сертификации.
• Отказное письмо для пожарной безопасности – смысл документа такой же, как и для любого отказного письма – подтверждение отсутствия необходимости в получении пожарного сертификата. Начиная с 2010 года получить такое письмо можно не только в органах МЧС, но и в любой организации, имеющей право выдавать пожарные сертификаты.
• Отказное письмо Роспотребнадзора (СЭС) - выдается для такой продукции, в отношении которой могут возникнуть сомнения в необходимости ее санитарно-эпидемиологической экспертизе, и признает отсутствие такой необходимости.

Документы для получения отказного письма

Оформление отказного письма процедура не сложная, но все-таки можно и здесь столкнуться со сложностями. Чаще всего они возникают на этапе проставления кодов для продукции. Часто коды товара по ОКИ или ТН ВЭД могут не совпадать. В одной номенклатуре указан один код, а в другом перечне - другой. Поэтому данный вопрос имеет сложности и иногда требует помощи у специалистов.

Чтобы получить отказное письмо для какого-либо вида продукции, вам потребуется предоставить в орган по сертификации не только документы на сам продукт, но также и:

• Запрос на получение отказного письма;
• Свидетельство о регистрации юр. лица;
• Описание продукции и приложенными фотографиями;
• Код ОКП (письма для торговли) или ТН ВЭД (письма для таможни);
• доверенность для получения письма (выдается юр.лицом курьеру или уполномоченному получить письмо сотруднику).

Кроме этих документов, для таможенных писем могут потребоваться: сертификат соответствия – для запасных частей, акт таможенного досмотра – для б/у продукции, удостоверение о признании гуманитарной помощью – для гуманитарной помощи, разрешение на клинические исследования – в случае необходимости.

Как составить отказное письмо

Специальной формы, принятой на государственном уровне, для этих документов не существует, но есть обязательные параметры таких писем:

• использование стандарта бумаги А4;
• наличие реквизитов и печати организации, проводившей сертификацию;
• письмо выдается в адрес одной организации;
• одно письмо может быть выдано для нескольких видов продукции.

На практике используются письма, составленные по образцам той или иной организации, и имеющие свои особенности для каждого из видов отказных писем. Поэтому в сети интернет не стоит искать образец отказного письма для скачивания – в этом нет смысла – письмо составляет сертифицирующий орган по своим внутренним образцам.

Срок действия письма может быть ограничен - как правило, одним годом. Также возможно оформление писем, не имеющих ограничения по сроку действия, на конкретную партию товара – в таком случае письмо действительно до момента реализации все партии. Кроме этого, срок действия отказного письма зависит от законодательного основания, которое применялось для его составления, и, в конечном итоге, от вида продукции, для которого письмо было составлено.

Таким образом, если вам требуется получить отказное письмо, то в первую очередь нужно определить в какой организации вы это будете делать, связаться с ее представителями и определить состав комплекта документов, размер оплаты за процедуру и ее сроки. Далее останется дождаться результата сертификации и получить письмо на руки, после чего предоставить его либо в контролирующий орган, либо покупателям вашего продукта.